Överlämna enskilda arkiv till Järfälla kommunarkiv
Här kan ni få information vad som gäller om ni som förening eller annan enskild arkivbildare vill överlämna ett enskilt arkiv till Järfälla kommunarkiv. Ett enskilt arkiv utgörs av handlingar som skapats och/eller ägs av en privatperson eller organisation inom Järfälla men som inte tillhör Järfällas kommunala organisation.
Den 8 april 2019 (§56) antog kommunstyrelsen riktlinjer för hantering av enskilda arkiv i Järfälla kommun. De nya riktlinjerna innebär vissa förändringar gentemot tidigare hantering. Till exempel tas enskilda arkiv endast emot i form av gåvor, deposition tillåts inte. Det innebär att arkiv som tidigare har deponerats i kommunarkivet antingen ska återtas eller formellt överlämnas. Den 16 december 2024 beslutade kommunstyrelsen (§239) att uppdaterade regler för mottagande av enskilda arkiv i Järfälla kommun skulle ersätta tidigare riktlinjer.
För att arkivmyndigheten i Järfälla kommun (kommunstyrelsen) ska ta emot ett arkiv från en enskild arkivbildare så måste arkivet uppfylla kommunens regler för mottagande av enskilda arkiv. Vid överlämnande av ett enskilt arkiv så skrivs det också ett avtal mellan den som överlämnar arkivet och arkivmyndigheten. Järfälla kommunarkiv, i egenskap av beredande och verkställande organ samt arkivdepå för arkivmyndigheten, hanterar och handlägger ärenden om överlämnande och mottagande av enskilda arkiv.
För mer information se:
Riktlinjer för hantering av enskilda arkiv i Järfälla kommun Pdf, 144.2 kB.

Järfällabygdens Kooperativa Konsumentgille. Kvinnogillet. Utflykt till en kamratträff i Hallstavik. Fr v Agnes Olsson, Ingeborg Berglund, Ester Roll, Anna-Lisa Kuhla, Astrid Holmberg och Karin Hallberg. 1950-talet. Fotograf Okänd, Förlag: Stäkets Lanthandel. Järfälla bildarkiv: JkB 01254.
Vid överlämnande av ett enskilt arkiv gäller följande
I mån av utrymme och efter överenskommelse i varje enskilt fall kan Järfälla kommuns arkivmyndighet (kommunstyrelsen) ta emot enskilda arkiv som bedöms vara av intresse för återberättandet av Järfälla kommuns utveckling historiskt, kulturellt eller ekonomiskt.
Arkivmyndigheten tar endast emot enskilda arkiv i form av gåvor, deposition tillåts inte. Vid överlämnandet övergår äganderätten för handlingarna till arkivmyndigheten, där arkivmyndigheten ansvarar för att förvaltning och vård av handlingarna.
Arkivmyndigheten tar inte emot enskilda arkiv vars handlingar omfattas av sekretess, såvida inget annat har överenskommits. Arkivmyndigheten tar inte emot ekonomiska handlingar som inte ska bevaras, exempelvis verifikationer, kassaböcker, fakturor, kvitton och följesedlar. Arkivmyndigheten tar inte emot föremål, exempelvis dräkter, flaggor, fanor eller konst. Arkivmyndigheten tar inte emot skadade handlingar. Handlingar som överlämnas ska vara fria från skadedjur, mögel och annan skada.
Arkivmyndigheten tar inte emot fotomaterial, litteratur, referensmaterial eller trycksaker som inte den enskilda föreningen/organisationen/privatpersonen äger upphovsrätt för. Detta då det inte kommer att finnas någon möjlighet att veta om och hur materialet får användas och tillgängliggöras enligt upphovsrättslagen.
Arkivmyndigheten tar inte emot handlingar som förvaras på digitala, audiovisuella eller andra teknikberoende medier som exempelvis VHS, kassettband, diskett, CD, DVD eller USB-minne. Endast pappersformat tas emot. Om en enskild arkivbildare vill överlämna information som förvaras på teknikberoende medier behöver verksamheten därför skriva ut informationen på papper. Järfälla kommun saknar e-arkiv och arkivmyndigheten kan därför inte ta emot digitalt arkivmaterial. Arkivmyndigheten kan följaktligen inte ta emot film- eller ljudmaterial, vare sig det handlar om analoga eller digitala audiovisuella format.
Arkiven ska vid leverans vara väl ordnade och rensade från utkast, kopior och andra oväsentliga handlingar. Gem, plastfickor, gummisnoddar och häftklamrar ska vara borttagna och handlingarna ska vara ordnade i godkända aktomslag och arkivboxar. Arkivmyndighetens ordningskrav för arkivering av handlingar framgår av separat framtagna anvisningar för enskilda arkiv. Arkivmyndigheten tar endast emot arkivhandlingar som har förberetts i enlighet med kommunarkivets anvisningar. Syftet med anvisningarna är att säkerställa att handlingarna ska kunna vara tillgängliga för all framtid och inte riskera att skadas eller bli oläsbara. Kommunarkivet kommer att genomföra leveranstillsyn för att bedöma om leveransen kan godkännas för överlämnande eller om åtgärder krävs.
Efter ett överlämnande blir handlingarna allmänna handlingar. Handlingarna kommer att hållas tillgängliga för forskning och lämnas ut på begäran på samma sätt som alla andra allmänna handlingar i kommunen. Kommunarkivets personal är bemyndigad att besluta om utlämnande av handlingarna. Handlingar lånas inte ut utan får endast studeras på plats.
Arkivförteckningen för berört enskilt arkiv kommer att publiceras på kommunarkivets webbplats.
Hur ska vi gå tillväga om vi vill överlämna ett enskilt arkiv till kommunarkivet?
Ni kan kontakta kommunarkivet via mail eller post.
När ni hör av er till oss så ska det även skickas med ett ifyllt avtal för överlämnande av enskilt arkiv Pdf, 246.7 kB. samt en ifyllt leveransöverenskommelse
Pdf, 206.6 kB. med information om vilka handlingstyper som ni önskar att få överlämna, vilka årtal det handlar om samt antal arkivboxar/mängd.
Kommunarkivet har tagit fram en handbok Pdf, 413.8 kB. för stöd i hur man ordnar dokument för arkivering, med tillhörande bilaga för arkivläggning av udda format
Pdf, 124 kB..
Kommunarkivet handlägger er begäran när den inkommer och återkommer till er igen för fortsatt dialog om eventuellt överlämnande.