Allmän handling och offentlighetsprincipen
Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger dig en unik insyn i all offentlig verksamhet, det brukar kallas offentlighetsprincipen.
När det gäller öppenhet mot medborgare och media ligger Sverige långt framme jämfört med de flesta andra länder. Sverige har också framgångsrikt drivit frågan i EU, som nu blir öppnare för insyn än tidigare. Den här texten beskriver vilka rättigheter du har som kommuninvånare, men offentlighetsprincipen gäller naturligtvis för all offentlig verksamhet i Sverige.
Offentlighetsprincipen - rör den mig?
Ja, i högsta grad. För att du ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär, nämligen: Rätten för alla, svenska och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar.
Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.
Vanliga frågor
Vad är allmänna handlingar?
En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera, men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel.
En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.
Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.
Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.
Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.
Vad innebär sekretess?
I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.
En särskild lag, Offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.
Var finns handlingarna?
Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.
Allt fler kommuner lägger också ut sina handlingar på nätet. Järfälla kommun lägger ut handlingar som ska behandlas i nämnder och styrelser helt eller delvis från och med 2003.
Var skickar jag in begäran om att få ut en allmän handling?
För att begära ut en allmän handling kan du kontakta oss via telefon, mail, post eller genom att besöka oss.
Vill du ringa eller besöka oss vänder du dig i första hand till vårt servicecenter som hjälper dig vidare.
Om du mejlar in din begäran kan du göra det direkt till den nämnd som har hand om den aktuella handlingen. Är det till exempel en handling som rör bygglov så skriver du till Miljö- och bygglovsnämnden.
Kontaktuppgifter till nämnderna
Kommunstyrelsen: kommunstyrelsen@jarfalla.se
Barn- och ungdomsnämnden: barn.ungdomsnamnden@jarfalla.se
Gemensam nämnd för familjerättsliga frågor: familjerattsnamnden.jarfalla.upplands-bro@jarfalla.se
Kompetensnämnden: kompetensnamnden@jarfalla.se
Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden: kultur.demokrati.fritidsnamnden@jarfalla.se
Miljö- och bygglovsnämnden: miljo.bygglovsnamnden@jarfalla.se
Socialnämnden: socialnamnden@jarfalla.se
Tekniska nämnden: tekniskanamnden@jarfalla.se
Äldrenämnden: aldrenamnden@jarfalla.se
Överförmyndaren: overformyndarkansliet@jarfalla.se
Vill du begära ut en handling som hanteras av ett allmänt bolag, till exempel Järfällahus?
Kontakta då respektive företag.
Vill du begära ut en handling som är äldre än fem år?
Kontakta då kommunarkivet via kommunarkivet@jarfalla.se.
Hur fort kan jag få handlingarna?
Lagen säger att allmänna handlingar ska lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Det innebär att din begäran att ta del av handlingen ska hanteras utan dröjsmål men myndigheten kan ibland behöva viss tid för att avgöra om exempelvis sekretess hindrar ett utlämnande.
Får jag ta med handlingarna hem?
Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior att ta med dig. Kommunfullmäktige bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar.
Kan jag få handlingar via e-post?
Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.
Kan jag vara anonym?
I enlighet med Tryckfrihetsförordningen (1949:105) har du rätt att vara anonym i kontakten med kommunen. Om du vill vara anonym är det viktigt att du inte uppger ditt namn eller kontaktuppgifter för oss.
Rätten att vara anonym gäller gentemot kommunen, vilket innebär att du inte behöver tala om vem du är för att till exempel ställa frågor, begära ut allmänna handlingar eller inkomma med synpunkter.
Om du ändå angivit ditt namn kan kommunen bli tvungen att lämna ut informationen om den begärs ut av någon annan. Kommunen kan normalt inte neka att lämna ut uppgiften med hänvisning till att personen begärt att få vara anonym, om det inte föreligger någon särskild sekretessgrund. Anonymiteten gäller alltså gentemot kommunen, inte allmänheten.
Det finns dock flera fall då vi behöver veta vem du är för att kunna hantera ditt ärende. Det gäller till exempel om du vill göra en ansökan eller begära ut handlingar som omfattas av sekretess och bara får lämnas ut till den person som handlingen rör. I dessa fall är det inte möjligt att varar anonym.
Jag är inte nöjd, hur kan jag klaga?
Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftlig besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.
Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.
Kostar det något att begära ut allmänna handlingar?
Vi tar ut en avgift om summan för tjänsten uppgår till minst 20 kronor.
Taxa för kopior, utskrifter och avskrifter av allmänna handlingar
Pdf, 18.7 kB.
Om ingen större bearbetning eller arbetsinsats krävs kan informationen skickas elektroniskt och då utan kostnad, men kommunen har ingen skyldighet att lämna ut elektroniskt lagrade allmänna handlingar i elektronisk form.
Mer att tänka på
Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post med mera) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.
Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Dataskyddsförordningen har till syfte att skydda människor mot att deras integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter.
Alla kommunala nämnder och bolag har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.
I Järfälla kommun kan du i dessa frågor vända dig till kommunens dataskyddsombud dataskydd@jarfalla.se eller 08-580 285 00 (servicecenter).