Att använda arkiven

Har jag rätt att ta del av arkivhandlingar?

Ja. Genom offentlighetsprincipen, som är en grundlagsskyddad rättighet i tryckfrihetsförordningen (1949:105), så har alla rätt att ta del av allmänna handlingar som hanteras av offentliga myndigheter. Som en del av denna rättighet så har du dessutom rätt att vara anonym och behöver inte heller uppge syftet med sin begäran. Tanken med offentlighetsprincipen är att främja allmänheten och medias rätt till insyn.

Att ta del av arkivhandlingar på plats är kostnadsfritt men om du skulle vilja ha kopior av en arkivhandling så tar kommunarkivet ut en avgift i enlighet med kommunens avgiftstaxa för kopiering av allmän handling. 

Kan det vara begränsat gällande vilka arkivhandlingar som jag kan få ta del av?

• Ja, om arkivhandlingen innehåller information som omfattas av sekretess. Vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess samt hur länge som sekretesstiden gäller är fastställt genom bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
• Ja, om det förekommer andra rättsliga hinder gällande utlämnande av arkivhandlingen. Ett exempel är om handlingen/arkivet är skadat på något sätt som till exempel mögel. Om det går att framställa en kopia utan att skada materialet så har du rätt att se kopian.

Vad betyder det att en arkivhandling sekretessprövas?

Varje gång som en arkivhandling begärs ut från kommunarkivet görs en sekretessprövning. Detta för att avgöra om arkivhandlingen kan innehålla uppgifter som kan omfattas av sekretess och därför inte kan lämnas ut. Denna prövning ska ske skyndsamt men om det handlar om ett omfattande material kan det innebära en längre handläggningstid. Om du vill begära ut arkivhandlingar som kan omfattas av sekretess underlättar det för handläggningen om du så tydligt som möjligt uppger vilka uppgifter du vill ta del av. Om du begär ut en allmän handling har du rätt att vara anonym, där du inte heller behöver uppge syftet med din begäran. Om du däremot uppger information om vem du är samt varför du vill ta del av vissa uppgifter/handlingar kan det medföra att kommunarkivet kan ha möjlighet att lämna ut mer information. Ibland kan det också vara nödvändigt att du identifierar dig till exempel om du vill ta del av sekretessreglerade uppgifter om dig själv. Detta gäller bland annat din skolhälsovårdsjournal, dina vaccinationsuppgifter eller din socialtjänstakt.

Har jag rätt att överklaga om jag inte får ta del av information i en arkivhandling?

Ja. Om du skulle bli nekad av att få ta del av information i en arkivhandling och inte är nöjd med kommunarkivets bedömning så har du rätt att begära ett avslagsbeslut från kommunarkivet. Detta beslut kan sedan överklagas hos kammarrätten.

Vad gäller med allmänna arkivhandlingar?

Om kommunarkivet har bedömt att du får ta del av en arkivhandling betyder det att du har rätt att fota av handlingen eller att få en kopia av den. Utifrån detta samt ur sekretessynpunkt, finns det inget som hindrar dig att sprida eller publicera de kopior, uppgifter eller avbildningar som du har fått. I vissa fall kan du ta del av handlingen genom ett s.k. förbehåll. Förbehållet beskriver då hur du får använda de utlämnade uppgifterna.

Du har rätt att ta del av allmänna arkivhandlingar så länge som handlingarna inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Om en arkivhandling innehåller sekretessuppgifter kan det innebära att du får ta del av arkivhandlingen genom ett delvis utlämnande, där berörda sekretessuppgifter har maskats över.

Vad gäller med personuppgifter?

Kommunarkivets arkivhandlingar kan innehålla personuppgifter av olika slag såsom personnummer, förnamn och efternamn, telefonnummer, postadress eller att en person har avbildats på ett fotografi eller i en film- och ljudupptagning. Hur personuppgifter får hanteras och behandlas regleras av GDPR (EU:s dataskyddsförordning) och dess bestämmelser. Att behandla personuppgifter kan handla om att samla in personuppgifter, sprida dem, lagra dem, använda dem, lämna ut dem, publicera dem eller att bearbeta dem. Om en myndighet, organisation eller ett företag skulle bryta mot GDPR:s bestämmelser kan det innebära sanktionsavgifter. När det gäller personuppgifter är det du som själv behöver ta reda på hur personuppgifterna får behandlas och användas.

Inom Sverige så är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som har ansvar för samt bedriver tillsyn inom området dataskydd. Om du vill veta mer om GDPR samt vad som gäller kring personuppgiftsbehandling så kan du nå deras hemsida här:

Till Integriteskyddsmyndigheten

Vad gäller med uppgifter om säkerhetskänslig verksamhet?

Uppgifter som handlar om säkerhetskänslig verksamhet benämns som säkerhetsskyddsklassade uppgifter. De kan omfattas av sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen om det kan innebära skada eller fara för Sveriges säkerhet. Det kan därför vara olagligt för en person att samla in och hantera större mängder av säkerhetsskyddsklassade uppgifter om säkerhetskänsliga verksamheter eller anläggningar. En sådan insamling kan också avse enskilda uppgifter som i sig inte omfattas av sekretess. Om uppgifterna samlas ihop med flera eller andra uppgifter skulle det kunna leda till att den s.k. aggregerade eller ackumulerade informationen blir säkerhetsskyddsklassificerad, trots att de separata uppgifterna inte var det från början. Anledningen till detta är genom att uppgifterna har samlats ihop så kan det leda till ett högre skyddsvärde. Således medför detta att hantering och insamling av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter kan vara brottslig och man kan riskera att dömas för obehörig befattning med hemlig uppgift.

Vad gäller kring upphovsrätt?

Vad är upphovsrätt?

Upphovsrätt är ett skydd som innebär en begräsning av det fria användandet av vad som definieras som konstnärliga verk. Upphovsrätt regleras i lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (1960:729), vilket också brukar beskrivas som upphovsrättslagen. Syftet med upphovsrätt är att vara ett skydd för konstnärliga och litterära verk. Skyddet uppkommer för den person som skapat ett verk och verket uppnår s.k. verkshöjd. Det innebär ett skydd för upphovspersonens rätt till sitt egna verk och att hen ska ha full foganderätt över verket så länge som inte något annat avtalats. En upphovsperson behöver inte heller genomföra någon form av registrering för att det upphovsrättsliga skyddet ska börja gälla.

Olika kategorier skyddas genom upphovsrätt som exempelvis texter, datorprogram, musikaliska eller sceniska verk, filmverk, fotografiska verk eller annan bildkonst, byggnadskonst eller brukskonst, samt andra typer av verk. Det finns också ett skydd för närstående rättigheter som kan vara olika framföranden och prestationer. Skydd för fotografisk bild faller under området närstående rättigheter.

Upphovsrätt delas in i två delar vilka är ideell rätt och ekonomisk rätt.

• Ideell upphovsrätt handlar om att upphovspersonen namn alltid ska anges när hens verk används och denna rätt är inte något som kan förhandlas bort. Utöver detta har även upphovsperson, som en del av sin ideella rätt, rätt att motsätta sig kränkande ändring av verket eller att verket förekommer i ett kränkande sammanhang.

• Ekonomisk rätt handlar om att om ett verk är skyddad av upphovsrätt så är det ingen annan än upphovspersonen som har rätt att använda verket i ursprungligt eller omarbetat skick samt framställa exemplar eller tillgängliggöra det för allmänheten på olika sätt. Om någon vill använda ett verk som är skyddat av upphovsrätt så måste man alltid fråga upphovspersonen om lov innan användning får ske samt avtala om eventuell ekonomisk ersättning för användandet. Om ett upphovsrättsskyddat verk används utan lov från upphovsperson eller den som innehar rättigheterna till verket så kan det innebära risk för skadestånd eller att dömas för upphovsrättsbrott.

När gäller inte upphovsrätt?

Om ett verk skyddas av upphovsrätt gäller upphovsrätten så länge som upphovspersonen lever samt 70 år efter upphovspersonens död. Om upphovspersonen har dött avgör upphovspersonens arvtagare hur verket får användas. Om det har gått 70 år efter att upphovspersonen har avlidit och skyddstiden för upphovsrätt upphör så får man använda verket hur man vill. Det är rekommenderat att fortsätta namnge upphovspersonen om du använder verket. Det finns också ett klassikerskydd som skyddar äldre verk från att användas på ett kränkande sätt.

Det finns handlingslag som inte omfattas av upphovsrätt. Dessa är författningar, beslut av myndigheter, yttranden av svenska myndigheter samt officiella översättningar. Dessa handlingstyper får kopieras och användas, både digitalt eller på papper, så mycket som man vill. Dock kan upphovsrätt gälla för andra verk som kan ingå i dessa handlingstyper som till exempel kartor eller bildkonstalster.

Vad gäller för mig som privatperson?

Du som privatperson kan i vissa fall få kopiera verk som omfattas av upphovsrätt om det är för privat bruk. Du får i sådana fall inte använda det som du kopierat för andra ändamål och inte heller använda verket på något kommersiellt sätt.

Du får bara kopiera begränsade delar av skyddade litterära verk eller verk av litet omfång, exempelvis en dikt eller en novell. Du får också endast kopiera en eller några enstaka sidor. Vad som bedöms vara begränsat kan variera fall från fall och bedömning behöver därför göras utifrån det aktuella verket.

Vad gäller för kommunarkivet?

Majoriteten av de arkivhandlingar som finns i kommunarkivet är allmänna handlingar. Du har rätt att få en papperskopia av en allmän handling om det har bedömts att den kan lämnas ut. Om det finns upphovsrättsskydd så kan har du rätt att få en kopia om det är en allmän handling. Däremot kan du behöva få tillstånd av den som innehar upphovsrättigheterna få använda det upphovsrättsskyddade verket. Att en kopia av en allmän handling lämnas ut innebär inte automatisk att du har rätt att använda verket.

Utifrån inskränkningar i upphovsrättslagen får också kommunarkiv kopiera material som omfattas av upphovsrätt om det är för vissa specifika ändamål. Detta handlar exempelvis om att få göra kopior för kompletterings- eller forskningsändamål, för användning i läsapparater eller kopior av enskilda artiklar eller korta avsnitt av materialet för att tillgodose en låntagares önskemål. Dock är det förbjudet att bidra till olaglig kopiering och kommunarkivet kan följaktligen inte hjälpa någon att kopiera olagligt.

Vad gäller om jag vill använda ett upphovsrättsskyddat verk?

Om du vill använda ett verk som är skyddat av upphovsrätt måste du få tillstånd av den som har de upphovsrättsliga rättigheterna för att få göra det.

Om kommunarkivet har övertagit äganderätten för ett upphovsrättsskyddat verk har den ekonomiska upphovsrätten övergått till kommunarkivet. Då kan kommunarkivet utfärda tillstånd för hur du som privatperson får använda verket. Om kommunarkivet inte har den ekonomiska upphovsrätten för verket kan kommunarkivet inte utfärda tillstånd om hur verket får användas. I sådana fall måste du som privatperson vända dig till ansvarig upphovsperson för att få ett tillstånd. Om verket skulle ha en okänd upphovsperson kan det bli svårt att få till ett tillstånd. Då måste du som vill använda verket avgöra hur stora efterforskningar som du vill göra.

Vad kan hända om jag inte följer upphovsrättslagens bestämmelser?

Om du framställer kopior i strid med upphovsrättslagens bestämmelser eller använder ett upphovsrättskyddat verk utan upphovspersonens tillstånd så kan det innebära risk för böter, skadestånd eller fängelse.

Den myndighet som har ansvar för upphovsrätt är Patent- och registreringsverket (PRV). Om du vill veta mer om upphovsrätt så kan du nå deras hemsida här:

Till Patent- och registreringsverket