Överlämna enskilda arkiv till Järfälla kommunarkiv

Vid överlämnande av ett enskilt arkiv gäller följande

I mån av utrymme och efter överenskommelse i varje enskilt fall kan kommunarkivet ta emot enskilda arkiv som bedöms vara av intresse för återberättandet av Järfälla kommuns utveckling historiskt, kulturellt eller ekonomiskt.

Järfälla kommunarkiv tar endast emot enskilda arkiv i form av gåvor, deposition tillåts inte. Vid överlämnandet övergår äganderätten för handlingarna till Järfälla kommunarkiv, där kommunarkivet ansvarar för att förvaltning och vård av handlingarna.

Överlämnade enskilda arkiv ska vara tillgängliga för forskning enligt samma regler som gäller för kommunens egna handlingar. Kommunarkivets personal är bemyndigad att besluta om utlämnande av handlingarna.

Handlingar lånas inte ut utan får endast studeras på plats.

Kommunarkivet tar inte emot enskilda arkiv vars handlingar omfattas av sekretess, såvida inget annat har överenskommits. Kommunarkivet tar heller inte emot föremål, litteratur, referensmaterial och trycksaker som inte har den enskilda organisationen eller personen som upphovsman, verifikationer och andra ekonomiska handlingar som inte ska bevaras. Handlingarna ska vara fria från skadedjur, mögel och annan skada.

Om det överlämnade arkivet innehåller information på digitala, audiovisuella eller andra teknikberoende media (såsom VHS, kassettband med mera) är kommunarkivet inte skyldig att konvertera eller migrera informationen.

Arkiven ska vid leverans vara väl ordnade och rensade från utkast, kopior och andra oväsentliga handlingar. Gem, plastfickor, gummisnoddar och häftklamrar ska vara borttagna. Godkända aktomslag och arkivboxar ska också användas för handlingarna. Kommunarkivet kommer att genomföra leveranstillsyn för att bedöma om leveransen kan godkännas för överlämnande eller om åtgärder krävs.

Arkivförteckningen för berört enskilt arkiv kommer att publiceras på kommunarkivets webbplats.

Hur ska vi gå tillväga om vi vill överlämna ett enskilt arkiv till kommunarkivet?

Ni kan kontakta kommunarkivet via mail eller post.

När ni hör av er till oss så ska det även skickas med ett ifyllt avtal för överlämnande av enskilt arkiv Word, 29.2 kB. samt en ifyllt leveransöverenskommelse Pdf, 200.3 kB. med information om vilka handlingstyper som ni önskar att få överlämna, vilka årtal det handlar om samt antal arkivboxar/mängd.

Kommunarkivet handlägger er begäran när den inkommer och återkommer till er igen för fortsatt dialog om eventuellt överlämnande.